راه حل بیابید

چگونه ایمیل‌نگاری کنیم

نکاتی برای نگارش بهتر ایمیل‌های رسمی

این روز‌ها دیگر به سختی می‌توان کسی را یافت که یک آی‌دی ایمیل نداشته باشد، اگرچه حتا در عمل زیاد از ایمیل برای مکاتبه و ارتباط استفاده نکند. این دیگر برای ما بسیار عادی شده که برای حفظ ارتباط با دیگران، اولین چیزی که از او بپرسیم این باشد که: «ایمیلت چیه؟»

ما از ایمیل‌، هم در ارتباط‌های دوستانه‌‌مان استفاده می‌کنیم و هم در نامه‌نگاری‌های رسمی. اما نکته‌ای که چه بسا فراموش می‌کنیم تفاوت ایمیل‌نگاری بین این دو است.

ایمیل‌های دوستانه طبیعتا می‌توانند لحنی دوستانه و نثری عامیانه داشته باشند و به قول معروف بی هیچ آداب و ترتیبِ ادبی و نگارشی نوشته شوند. اما ایمیل‌های رسمی باید به صورت دقیق‌تر و با لحن و نگارشی حساب‌ شده‌تر نوشته شوند. مطلب حاضر نکاتی را برای بهتر نوشتن ایمیل‌های رسمی به شما یاد خواهد داد. دراینجا ما نمی‌خواهیم به «شیوه‌ی درست نویسی» فارسی بپردازیم، بلکه بیش از هر چیز می‌خواهیم به نکات کوچک اما مهمی اشاره کنیم که در یک ایمیل‌نگاری رسمی باید رعایت شوند. رعایت کردن این نکات به شما امکان می‌دهد تا ایمیل‌های‌تان محترمانه، دقیق و قابل‌ فهم‌تر باشد – امری که بیش از هر چیز نشان‌ دهنده‌‌ی منش و حتا شخصیت ارسال کننده نیز هست.
در ابتدا یک نکته‌ی مهم را همیشه در نظر داشته باشید: آی‌دی یا آدرس ایمیل شما نشان‌گر بُعدی از شخصیت شماست. هیچ مشکلی نیست که آی‌دی ایمیل‌تان را hasankalleh یا ninijoojoo انتخاب کنید. اما مراقب باشید که مثلا تقاضای استخدام‌تان را با همین آی‌دی ارسال نکنید. بهتر است یک آدرس ایمیل رسمی (مثلا حرف اول نام به اضافه‌ی نام خانوادگی‌تان) برای ارسال ایمیل‌های رسمی‌تان داشته باشید.

برای ایمیل‌تان یک عنوان یا موضوع (subject) دقیق انتخاب کنید
چه بسا با خود بگویید که نوشتن یا ننوشتن موضوعِ ایمیل تاثیری در خوانده شدن یا نشدن آن نخواهد داشت. ممکن است حق با شما باشد. اما نوشتن عنوان برای ایمیل‌تان، به زود‌تر و بهتر خوانده شدن ایمیل‌تان کمک خواهد کرد. مثلا اگر برای اداره، سازمان یا فردی ایمیل می‌فرستید که روزانه تعداد بسیار زیادی ایمیل دریافت می‌کنند، طبیعی است که ایمیل بدون عنوان شما در این میان، یا نادیده گرفته شود، یا اگر هم خوانده شود، بسیار دیر‌تر از ایمیل‌هایی خوانده شود که موضوعی مشخص را پیش چشم دریافت کننده نمایش می‌دهند.
همچنین، اگر خواستید بعد از مدت‌ها ایمیلی برای فردی یا سازمانی بفرسید که پیش‌تر با او (یا آن) ایمیل‌نگاری‌هایی داشته‌اید، یک ایمیل مجزا و با عنوان مجزا بنویسید، نه این‌که آخرین ایمیل دریافتی از آن فرد (یا سازمان) را پیدا کنید و همان را پاسخ داده و «reply» کنید.

در نوشتن متن، از حاشیه‌پردازی بپرهیزید
متن ایمیل‌تان را ساده، رسا و دقیق بنویسید و از حاشیه‌پردازی‌های بی مورد و یا تعارفات ملال‌آور پرهیز کنید. مثلا اگر می‌خواهید ایمیلی برای پیگیری کالایی که به صورت آنلاین خریده‌اید ولی هنوز دریافت نکرده‌اید بنویسید، لزومی ندارد که به مشکلاتی که در پرداخت پول داشته‌اید، کندی سرعت اینترنت، سنگین بودن وب‌سایت خرید و یا کار نکردن بعضی لینک‌ها اشاره کنید. مستقیم و سرراست به اصل مطلب بپردازید. با این‌کار به خواننده‌ی ایمیل کمک می‌کنید که دقیقا بفهمد شما چه می‌خواهید و هدف‌تان چیست. اگر لازم می‌بینید، حتا خواسته‌های‌تان را با ذکر شماره تفکیک کرده و مشخص کنید. هر چه سرراست‌تر و شفاف‌تر بنویسید، راحت‌تر فهمیده خواهید شد.

به فرق میان لحن ارتباط حضوری و غیر حضوری (یا زبان نوشتاری و شفاهی) توجه داشته باشید
بسیار مهم است که تفاوت این دو فهمیده و رعایت کنید. این باعث می‌شود که مطمئن شوید که خواننده‌‌تان همان چیزی را متوجه می‌شود که منظور شماست. به این جمله‌ توجه کنید: «این را من به شبنم گفته بودم». در بیان شفاهی، شما راحت می‌توانید با تاکید‌های آوایی (مثلا کشیده ادا کردن یک حرف یا نحوه‌ی خاصِ گفتن یک واژه) ، به مخاطب بفهمانید که:

- این، چیزی بود که من به شبنم گفته بودم، نه چیز دیگری (تاکید بر این)، یا
- این مطلب را من به شبنم گفته بودم، نه کس دیگری (تاکید بر من)، یا
- این‌که چیز جدیدی نیست؛ این را من قبلابه شبنم گفته بودم‌ (تاکید بر گفته بودم)

در نوشتار، شما این امکان‌ها آوایی و بیانی را در اختیار ندارید. پس سعی کنید که با انتخاب دقیقِ لحن و کلمات، هر گونه ابهامی در فهم طرف مقابل را برطرف کنید و کمک کنید تا خواننده حرف و منظور شما را به طور دقیق متوجه شود.

از استفاده از علامت‌های سوال و تعجب اضافی بپرهیزید
شواهد علمی نشان می‌دهد که هیچ نسبتی بین تعداد علامت سوال در انتهای جمله و پرسشی‌تر کردن آن جمله وجود ندارد! همین‌طور میان اضافه کردن علامت تعجب بیشتر با متعجب‌تر کردن یا به خنده واداشتن خواننده! اگر می‌خواهید سوالی بپرسید، حتا سوالی از سرِ عصبانیت یا اعتراض، همان یک علامت سوال کفایت می‌کند.

از گذاشتن انیمشن‌های عجیب و غریب در ایمیل دوری کنید
یاهو یا جیمیل و ...، آیکن‌ها یا انیمیشن متعددی را در اختیارتان قرار می‌دهند، اما این دلیل نمی‌شود که بخواهید همه‌جا از آن‌ها استفاده کنید! استفاده از این آیکن‌ها به شدت از جدیت و رسمیت‌ ایمیل‌های‌تان می‌کاهد. اگر در آخر ایمیل‌تان نوشتید: «منتظر تماس‌تان خواهم بود» و این را هم اضافه کردید ;-) ، تقریبا مطمئن باشید ایمیل شما جدی گرفته نخواهد شد.

نام و نام خانوادگی‌تان را در انتها بنویسید
بسیار پیش می‌آید که آی‌دی ایمیل شما چیزی کاملا متفاوت از نام و نام خانوادگی‌ شماست. حتا اگر نام‌‌تان در آی‌دی ایمیل‌تان هم نمایش داده می‌شود، بهتر است همیشه در انتهای ایمیل‌های رسمی‌تان نام و نام‌خانوادگی‌تان را ذکر کنید. این باعث می‌شود که خواننده سریع‌تر و راحت‌تر شما را بشناسد و بداند که ایمیل از سوی چه کسی دریافت کرده است.

قبل از ارسال حتما یک‌بار نوشته‌تان را دوباره بخوانید
پیش از آن‌که روی «ارسال» کلیک کنید و کار از کار بگذرد، بهتر است که یک‌بار دیگر نوشته‌تان را مرور کنید؛ نه برای چک کردن نقطه و کاما و غیره (و به قول معروف ملانُقطی بودن)، بلکه برای این‌که مطمئن شوید ایمیل شما هم قابل فهم است و هم دقیقا آن‌چیزی را منتقل می‌کند که شما در ذهن داشته اید.

در این زمینه بخوانید:
چگونه یک نامه اداری موفق بنویسیم

برای ارسال نظر ثبت‌نام کنید یا با نام کاربری‌‌تان وارد شوید