راه حل بیابید

چگونه «ساختار شکست کار» پروژه خود را تدوین کنیم

ساختار شکست کار، یک ساختار درختی است که وظایف یا فعالیت‌های لازم برای انجام یک پروژه را به صورت سلسله مراتبی نشان می‌دهد. این ساختار باید تمام کارهای لازمه برای تولید یا ارائه یک محصول یا خدمت مشخص را شامل شود. ساختار شکست کار در صورتی عملا برای نظام‌دهی پروژه و همینطور تدوین برنامه زمانی مفید خواهد بود که با گرایش به اجزای قابل تحویل تهیه شود. بنابر‌این در تهیه این ساختار سعی بر این است که اجزای ساختار به جای اینکه توضیح روند کارها باشند، به صورت اجزای قابل تحویل تعریف شوند. به عنوان مثال محصول، داده اطلاعاتی یا خدمات را می‌توان اجزای قابل تحویل در نظر گرفت.

مراحل تدوين ساختار شكست كار:

۱. موضوع و هدف كلي كار را مشخص كنيد و در بالاترین ردیف کاری در ساختار درختی خود قرار دهید. در مثال بالا می‌بینید که تولید اسباب بازی برای کودکان در ردیف اول قرار گرفته است.

۲. موضوع تعيين شده را به بسته‌های کاری کلی و اساسی در ردیف دوم تقسيم كنيد. اين شاخه ها بايد نمايانگر احتياجات و فعاليتهايي باشند كه مستقيماً به هدف اوليه ختم مي شوند و يا براي تكميل كار حتماً بايد انجام شوند. در مثال بالا تحقیق بازار، طراحی محصول، توسعه تولید و ... فعالیت‌های ردیف دوم را تشکیل می‌دهند.

هنگام تهیه فعالیت‌ها مدام بايد سوالات زير را مطرح كنید: - براي رسيدن به اين هدف چه چيزهايي مورد نياز مي باشد؟ - سپس چه اتفاقي خواهد افتاد؟ - چه چيزهايي بايد مورد توجه قرارگيرند؟

۳. برای هركدام از بسته‌های کاری ردیف دوم جزئيات بيشتري در نظر بگيريد و آنها را به وظایف کوچکتر بشکنید. در مثال تولید اسباب‌بازی بسته کاری بازاریابی به استراتژی بازاریابی، برنامه بازاریابی، و ابزار بازرایابی تقسیم‌شده است. هر کدام از این وظایف را در صورت نیاز به وظایف کوچکتر نیز می‌توان تقسیم کرد. مثلا ابزار بازاریابی به بروشور، تبلیغات اینترنتی و تبلیغات تلویزیونی تقسیم شده است.

۴. و در آخر ساختار شکست کار را از نظر كامل بودن و سير منطقي آن كنترل كنيد.

ساختار شکست کاردر مراحل بعدی مدیریت پروژه کمک می‌کند تا منابع انسانی، منابع مالی و مدت زمان پروژه را تخمین بزنید. هر چقدر این ساختار دقیق‌تر و با جزئیات بیشتری باشد تخمین دقیق‌تر خواهد بود.

هنگام تعیین اجزای ساختار دو نکته اهمیت بسیاری دارد:

• اول اینکه وظایف نتیجه محور باشند. هنگام تعیین وظایف یا فعالیت‌ها به نتیجه یا محصول فکر کنید. سعی کنید از اینکه یک روند کاری را تعریف کنید پرهیز کنید. به بیان دیگر برای هر وظیفه، نتیجه یا محصولی در نظر بگیرید که قابلیت اندازه‌گیری و ارزیابی داشته باشد. این نکته بسیار مهم است چون کمک می‌کند تا از طریق نتیجه و محصولی که قابل اندازه‌گیری است، برنامه و پیشرفت کار را ارزیابی کنید.
فرض کنید شما قرار است یک طراح استخدام کنید تا طرح یک اسباب بازی به شما ارائه بدهد. به جای اینکه مراحل رسیدن به یک محصول را توضیح دهید، نتیجه کار را مبنا قرار بدهید. یعنی به‌ جای اینکه پروسه کار را تعریف کنید که: ۱- گشتن دنبال طراح. ۲- درخواست از طراح برای نمونه کار. ۳- بررسی نمونه کارها ...

باید اجزای نتیجه محور را جایگزین پروسه کاری کنید. مثلا بسته کاری طراحی را بدین صورت تعریف کنید: ۱- مصاحبه با ۵ طراح. ۲- ۵ نمونه کار از ۳ طراح.۳- تعیین طراح . ۴- پیش نمونه طرح نهایی. ۵- طرح نهایی

در حالت دوم نتیجه هر وظیفه مشخص است و وظیفه قابل ارزیابی است. و همیشه این نکته را در نظر داشته باشید که ساختار شکست کار در صورتی عملا برای نظام‌دهی پروژه و همینطور تدوین برنامه زمانی مفید خواهد بود که با گرایش به اجزای قابل تحویل تهیه شود.

• نکته دوم تعیین میزان جزئیات است. یعنی مرحله‌ای که باید تصمیم بگیرید که دیگر فعالیت را به اجزای کوچکتر تقسیم نکنید. برای این تصمیم دو قانون مدیریت پروژه را در نظر بگیرید:

o طول انجام هیچ فعالیتی بیشتر از ۸۰ ساعت نباشد. اگر در ساختار هنوز فعالیتی وجود دارد که بیشتر از ۸۰ ساعت زمان می‌برد، آن فعالیت را هنوز باید به اجزای کوچکتر تقسیم کرد.
o طول انجام هیچ فعالیتی از بازه زمانی که گزارش کار تهیه می‌شود بیشتر نباشد. مثلا اگر ماهانه از روند کار گزارش تهیه می‌کنید، طول فعالیت ها نباید از یک ماه بیشتر باشد. در آن صورت باید فعالیت را به اجزای کوچکتر تفسیم کرد.

تهیه برنامه زمانی مرحله بعدی است. یعنی بعد از اینکه لیستی دقیق از فعالیت‌ها را از طریق ساختار شکست کار تدوین کردید، می‌توانید یک برنامه زمانی و پیش‌بینی نسبتا دقیق از تاریخ تحویل محصولات تهیه کنید. برای برنامه زمانی لازم است تا مدت زمان انجام فعالیت را تعیین کنید.

هنگام تخمین مدت زمان فعالیت‌ها، فراموش نکنید که آدمها به طور غریزی مدت زمان کارها را دست کم می‌گیرند و خوش‌بینانه زمان را تخمین می‌زنند. سعی کنید از ساختار شکست کار استفاده کنید و جزئیات کارها را مرور کنید تا تخمین تا حد امکان به واقعیت نزدیک باشد. همینطور اگر برای انجام وظایفی از افراد دیگر کمک می‌گیرید یا استخدام می‌کنید، در تخمین زمانی با آنها مشورت کنید و نظر کارشناسانه آنها را لحاظ کنید. برای حوادث غیر قابل پیش‌بینی هم زمانی را در نظر بگیرید.

مهم‌ترین نکته هنگام تهیه برنامه زمانی این است که ترتیب و اولویت فعالیت‌ها را در نظر بگیرید. بعضی از فعالیت‌ها را نمی‌توان آغاز کرد تا زمانی که یک سری از فعالیت‌ها به اتمام برسند. به همین منظور در کنار لیست فعالیت‌ها، ستونی برای تعیین وابستگی بین فعالیت‌ها در نظر بگیرید (به فایل pdf رجوع کنید).

تعیین وابستگی‌ها در مدیریت زمان بسیار تعیین کننده است. با تعیین فعالیت‌هایی که به هم وابستگی ندارند میتوانید مشخص کنید که کدام فعالیت‌ها را به موازات همدیگر می‌توان پیش برد یا اینکه تا چه‌ مقدار میتوانند با هم همپوشانی داشته باشند. در این حالت می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید یا اگر از برنامه زمانی عقب باشید می‌توانید با همپوشانی چند فعالیت زمان را جبران کنید.

برای ارسال نظر ثبت‌نام کنید یا با نام کاربری‌‌تان وارد شوید